Широкото използване на платформи като WhatsApp в работния контекст има премина границите на частния сектор и се наложи, почти без задръжки, в сферата на публичната администрация. Въпреки че тези приложения предлагат гъвкавост за бърза комуникация, тяхното интегриране в институционалните потоци крие различни рискове, които не могат да бъдат пренебрегнати. Между удобството, което предоставят, и възможните правни последици или последици за защитата на данните, започва спешен дебат относно целесъобразността на използването им в публичното управление.
През последните години бяха открити множество случаи, при които длъжностни лица и служители на обществени организации прибягват до приложения за незабавни съобщения, за обсъждат, координират и дори вземат административни решения. Тази практика, макар и често срещана и очевидно безобидна, може да противоречи на основни норми на административното право, в допълнение към подкопаването на проследимостта и контрола на документите в процедури от обществено значение.
Проблем с формата и съдържанието: въпросът за законността при използването на WhatsApp в публичната администрация
Една от основните проблемите с използването на WhatsApp в публичния сектор е липсата на правни гаранции, които те предлагат тези инструменти срещу официалните административни процедури. В съответствие с разпоредбите на множество наредби всички действия на администрацията трябва да са в съответствие с принципите на законност, прозрачност, проследимост и правна сигурност. Канализирането на решения или обмен на официална информация извън регулаторните средства може да наруши, наред с други неща, правото на гражданите на предвидима, справедлива и контролирана публична администрация.
Освен това, Разговорите, водени от WhatsApp, обикновено не се записват в официални файлове. Въпреки че някои приложения позволяват експортиране на съдържание, тези практики обикновено се извършват неофициално, без регулаторна подкрепа. Това не позволява a posteriori правилно да се реконструира следваната процедура или да се обосноват решенията пред контролни органи, съдилища или дори пред засегнатите граждани. Липсата на пълна проследимост възпрепятства и отчетността, основен стълб на всяка демократична система.
Защита на личните данни: скрит риск
Друг фокус на безпокойство е защитата на личните данни, когато търговски платформи като WhatsApp се използват за институционална работа. Настоящите разпоредби за поверителност, особено Общия регламент за защита на данните (GDPR), изисква от администрациите да вземат изключителни предпазни мерки при обработката на всяка информация, която засяга поверителността на хората. Това включва гарантиране, че използваните инструменти имат подходящи механизми за сигурност и се хостват на сървъри, които отговарят на европейската правна рамка.
El специално използване на лични мобилни телефони от държавни служители за изпращане на документи, споделяне на чувствителна информация или уведомяване на гражданите чрез WhatsApp, може да доведе до излагане на данни на неоторизирани трети страни. Особено когато се използват устройства, които не са част от официалната инфраструктура, администрацията губи контрол върху жизнения цикъл на информацията, оставяйки я изложена на течове, неправилен достъп или дори умишлено манипулиране.
Испанската агенция за защита на данните (AEPD) е подчертавала по различни поводи удобството от извършване на оценки на въздействието, когато инструменти като WhatsApp се използват в чувствителни контексти. Този вид анализ ви позволява да оцените рисковете, свързани с поверителността, и да определите дали определени лечения са подходящи или не. В много случаи тези инструменти не надхвърлят изискваните стандарти, особено когато се работи със специално защитени данни или решения, които пряко засягат гражданите.
Комфорт или импровизация? Дигитализацията върви по друг начин
Дигитализацията на публичната администрация ни позволи да се движим стабилно към по-ефективни, прозрачни и ориентирани към гражданите модели. Платформи като Моята гражданска папка, MyDGT или новоиздадените MyDNI Те показват, че е възможно да се внедрят технологични решения, които зачитат правните принципи и добавят стойност. За разлика от това, Неформалността на използването на приложения за лични съобщения означава в много случаи липса на планиране или импровизация което може да има правни последици и последици за репутацията.
Анализаторите твърдят, че администрациите трябва да избират изключително официални средства, които имат регулаторна подкрепа, актуализирани мерки за киберсигурност и които гарантират както правата на гражданите, така и почтеността на администрацията. В противен случай използването на WhatsApp като оперативен инструмент може, в допълнение към генерирането на правна несигурност, да доведе до анулиране на резолюции, съдебни оспорвания и санкции от страна на регулаторните органи. Ако искате да научите повече за цифровизацията на администрацията, можете да прочетете за ефективни дигитални решения.
Контролът на документите и отчетността са заложени на риск при използването на WhatsApp в публичната администрация
Друг важен аспект, който произтича от използването на платформи като WhatsApp в обществени среди е загубата на контрол върху документите. При правилна администрация всеки съответен обмен трябва да бъде част от съответния административен файл, да се архивира съгласно определени протоколи и да може да бъде консултиран от заинтересовани страни или надзорни органи.
WhatsApp по своя дизайн не е ориентиран към това. Трудностите при официалното записване на разговори, непрозрачността на системите за криптиране, управлявани от частни лица извън институционалния контрол, и невъзможност за проверка на целостта на обменените съобщения, представляват заплаха за надеждността на административното производство. В случай на съдебен спор, тези съобщения може да нямат достатъчна доказателствена стойност, освен че повдигат сериозни въпроси относно техния произход или модификация.
Всичко това противоречи на установени принципи като правна сигурност или право на защита, особено когато решение, което засяга гражданин, е взето или съобщено по неформален канал. Тези уязвимости не са анекдотични, а структурни и следователно изискват решителен институционален отговор.
Възможно ли е ясно регулиране на използването на WhatsApp в публичната администрация?
Няколко експерти в областта на административното право говориха за спешната необходимост от ясно регламентират използването на приложения от типа WhatsApp в публичната сфера. Те предлагат изрично да се забрани използването му за издаване на административни актове, официални уведомления или обмени, които променят права и задължения. В същото време те смятат, че използването му може да бъде проучено в много ограничен контекст - например специфична координация между технически екипи - стига да е допълнено от официален запис на взетите решения.
Общата тенденция обаче сочи към прогресивна замяна на тези инструменти с официални и подлежащи на одит платформи. Всъщност много администрации вече имат системи за електронна обработка, платформи за цифрови файлове или усъвършенствани системи за електронен подпис, които позволяват същите процеси да бъдат управлявани с пълни гаранции. В този контекст, Продължаването да разчитате на WhatsApp е ненужно и потенциално опасно. Освен това, тъй като това е цифрова среда, от решаващо значение е да бъдете внимателни към нови функции и актуализации на WhatsApp.
По същия начин други технологии, като системи за автоматизация или платформи за изкуствен интелект, използвани от организации като 112 в Галисия, демонстрират, че е възможно да се модернизира публичното управление, без да се прибягва до инструменти извън правната верига. Въпреки че тези решения включват инвестиции и обучение, Те гарантират адекватна проследимост, сигурност и зачитане на правата на гражданите..
Какво да правят администрациите оттук нататък?
Отговорността за обръщане на тази неформална динамика пада както върху институционалните мениджъри, така и върху политическите лидери. От съществено значение е да се прилагат ясни вътрешни политики, които забраняват използването на неоторизирани платформи за официален бизнес, като същевременно се насърчават подходящи технологични решения и се осигурява непрекъснато обучение на персонала.
От друга страна, гражданите трябва да изискват администрация, ангажирана със законност, добросъвестност и прозрачност. Знанието как се управлява информацията, как се вземат решенията и с какви средства се съобщават е част от правото на добра администрация, както е признато от множество национални и европейски законодателства.
Не става дума за демонизиране на приложенията за съобщения, а за използването им в правилния им контекст. В ежедневието те са ефективно средство. Но когато става въпрос за управление на обществени ресурси, вземане на решения относно основните права или съобщаване на решения, които засягат живота на хората, от съществено значение е да се действа строго, отговорно и в съответствие с установената правна рамка.
Удобството не може да бъде над законността и цифровизацията на администрациите трябва да върви по безопасен, одитиран и одобрен път, като се избягват преки пътища, които в дългосрочен план могат да бъдат много скъпи. Споделете информацията и популяризирайте новините, така че повече хора да разберат сериозността на използването на WhatsApp в публичната администрация.